懇親会のメールや内定のメールなど、また働いていないのにもかかわらず、内定先の企業からメールが届くことも珍しくありません。
そこで今回は、「こう来たらこう返す！」と題しまして、例文を作成しました。
マナーなどのお話も少し含んでおりますので、ぜひ読み進めてみてくださいね。
すぐに返信するのがマナー
「ん？・・・内定先の会社からメールが来たんだけど！どどど、どうしよう・・・」
大丈夫です、何らビビることはありません。
内定先の会社も、こちらがまだビジネスマナーも知らない若造だってことくらい承知しています。
と言っても、最低限のマナーは知っておくべきですので、目を通しておいてくださいね。
内定先からメールが来たら「即返信」が基本
まず内定の連絡メールや懇親会のメールにしろ、企業からメールが届いたら、「即返信！」これを覚えておいてください。
メールのレスポンスが悪い人は、「仕事ができない人」のレッテルを貼られるという、社会人の鉄板ルールです。
LINEのように、「既読後にすぐ返信したら暇に思われるんじゃないかな？」など思う人もいるかもしれませんが、大丈夫です。
大学のサークルじゃないんですから、そんな心配はする必要ありません。
この時期、企業の人事部は超忙しい
逆に考えてみましょう。
採用する企業は、この時期とても忙しいです。
採用には人件費・労力もかかりますし、人事としてはみなさんのスケジュール調整などやることがてんこ盛りなのです。
そんな中、返信が遅い人がいたら・・・・
人事「おーーーい！出席するの？しないのー？」
考えただけでも、マイナスポイントですよね？
そこであなたが、やる気のあるフレッシュな返信をすぐすれば、ポイントも上がります。
ポイント上げが狙いではありませんが、新社会人は「上司に覚えてもらって、可愛がられる」スキルも必要です。
2017年に発売されている書籍としては「イラッとされないビジネスメール 正解 不正解」がかなりオススメです。
注意すべきポイント
自分の言葉で書くようにする
例文を記載しますが、そのまま使用しないでくださいね。
きちんと自分の事を含めた内容で返信するようにしましょう。
メールはタイムリーに返信する
具体的には、メールを２、３日後に送付したのでは遅すぎます。
遅くてもその日、終日中には送付するようにしましょう。
メール文章の体裁を整える
ビジネスメールだということをしっかりと認識しましょう。
改行も活用し、担当者が読みやすいメールを心がけてくださいね。
こう来たらこう返信！シーン別の例文集
ここからは、それぞれの例文を見ていきましょう。
ポイントも記載しておりますので、確認してみてくださいね。
懇親会の出欠確認メール
出席する場合のポイント
出席する場合は、「懇親会に出席できて嬉しい」という思いも伝えましょう。
- 「当日、お会いできること楽しみにしています」
など、楽しみにしている気持ちを添えると、さらに好印象ですね。
欠席する場合のポイント
「お誘いいただきありがとうございます。その日は◯◯◯で私も◯◯◯する予定になっております」など、欠席の旨とその理由を伝えます。
- 「大変残念ですが、今回の懇親会は欠席させていただきます。お誘い頂きまして、ありがとうございました」
このように、お礼の気持と「行きたいのだけれど、行けない」気持ちが担当者に伝わればベストです。
どちらのメールを返信するにしても、件名は返信モードにすると「Re:◯◯◯」となりますが、このまま返信します。
書き換える必要はありません。
懇親会へ出欠確認の例文
人事課 吉岡様こんにちは。
内定を頂いております、◯◯大学の◯◯です。
懇親会開催のご連絡、ありがとうございます。その日は◯◯◯で私も◯◯◯する予定になっておりますので
大変残念ではありますが、今回の懇親会は欠席させていただきます。お誘い頂きまして、ありがとうございました。
◯日の入社式でお会いできることを、楽しみにしております。以上
ご確認の程、よろしくお願い致します。◯◯大学 ◯◯
懇親会のお礼メール
ポイント
こちらでは、勉強になった事や、懇親会でどのような印象を持ったかなどを、フレッシュマンらしく自分の言葉で書けばOKです。
懇親会参加後の例文
人事課 吉岡様こんにちは。
内定を頂いております、◯◯大学の◯◯です。先日は、懇親会にお誘いいただき、ありがとうございました。
営業の◯◯様と、商品PRのポイントや戦略についてお話させていただき、大変勉強になりました。また、一緒に頑張っていく仲間たちとも親交を深めることもでき、大変充実した時間を過ごせました。
ありがとうございました。春から一緒に働かせていただけることが、今から楽しみです。
今後とも、よろしくお願い致します。◯◯大学 ◯◯
内定連絡に対するメール
ポイント
万が一、先に内定先からお礼のメールが届いてしまった時
- 「本来ならこちらからお礼を申し上げるべきところ、ご連絡をいただき申し訳ございません」
こういった文章を付けましょう。
内定を頂いているのですから、難しく考える必要はありませんよ。
内定連絡に対する返信例文
採用ご担当 ◯◯様◯◯大学の◯◯と申します。この度は、内定のご連絡いただき誠にありがとうございました。私は、御社で是非働かせていただきたいと強く思っておりましたので大変嬉しく、心が躍っております。
御社に入社させていただきましたら、精一杯の努力し、◯◯を目指します。（達成させますなど、大きい目標が望ましい）まずは取り急ぎ、お礼を申し上げたくメールいたしました。
ありがとうございました。今後ともよろしくお願い致します。◯◯大学 ◯◯
超超オススメのメールマナー書2選
メールの礼儀というものはコツさえ掴んでしまえば、すぐに身につきます。
毎日メールって使いますよね？こちらの2つのビジネス書がとてもオススメですので、日々のメールの中に取り入れてみてください。
書籍の目的が明確なので、とても参考になります。
「東洋経済オンライン」「プレジデントオンライン」などで話題殺到!
文章があいまい、失礼な文面、攻撃的な表現、情報が足りない、読みづらい、ムダな長文…など、
全国約1000社の役職者たちが明かした、相手に不快感を与えるポイント* を完全解決!
レビューも高評価です。
メールはいつでもどこでも連絡が取れるせるか、無駄な往復が多くなりがち。
ところがメールの書き方、つまり文章内容だけでなく、読みやすく整えることにもスポットがあたっています。
文章例があり、いかに「自分はわかっているつもり」でも正確に情報を伝えるという基本が出来ていないことを実感。
シッカリと相手が回答しやすいような「質問力」のある文例、誤った日本語である二重敬語なども参考になります。
返信のとき件名を変える？変えない？
これは、長年働いているベテランのビジネスマンでもできていない人もいます。
返信をする際は、件名を消したり変更したりしてはいけません。
出欠のメールなど、採用に関わる業務は大量の返信メールを処理しなければなりません。
件名で「あ、出欠のメールだな」と判断ができますので、そこを消すと確認しにくいのです。
同期と差をつける、ビジネスメールスキル
それでは、フレッシュマンになる人達へ、同期と差をつける件名の付け方をお教えします。
今回の記事のような内容なら、変える必要はないのですが、今後エリートビジネスマンを目指すなら必須スキルです。
「件名で、そのメールの内容がわかる」を目指す
メールを活用するとわかりますが、まず見るのは件名です。
それこそ忙しい人は、１日に何十通もメールを処理しています。
そこで、件名だけで判断ができると、本文はパパっと見るだけで済むので、大変助かるのです。
会社名は省略しないこと
これは他のビジネスメールにも該当しますが、宛先の会社名は省略してはいけません。
基本的には、会社名・部署名、担当者名の順番になります。
いかがでしたでしょうか？
たかがメール、されどメール。
メール１通でも、その人が表れますのでしっかりとしたメールを作成できるように、今から意識しておきましょう。
もし、ベテランのサラリーマンがこの記事を見ているのでしたら、あなたのメールスキルは部下に教えられるレベルですか？
新社会人もたくさん入社する時期ですので、一度見なおしてみるのも良いかもしれませんね。
先程、紹介した書籍は1300円ほどですし、Amazonでも楽天
でも購入できますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
一 人 暮 ら し を 幸 せ に す る − ヒ ト ブ ロ −
